Vejledning til onboarding og compliance-assessment hos FIFA Clearing House
Det er en forudsætning for at få behandlet betalinger gennem FIFA Clearing House (FCH), at man består en compliance‑vurdering.
Formålet er at sikre, at FCH, som er en selvstændig bankenhed registreret i Frankrig, overholder gældende nationale og internationale finansielle og ikke‑finansielle regler om bl.a.
- internationale sanktioner, hvidvaskbekæmpelse, bestikkelse og korruption samt bekæmpelse af terrorfinansiering.
Compliance‑processen fungerer som en due diligence‑mekanisme, der skal sikre gennemsigtighed, integritet og lovlighed i betalinger relateret til transfers i fodbold.
Samarbejdspligt og informationsafgivelse
Klubber, medlemsforbund og tilknyttede parter har pligt til aktivt at samarbejde med FCH i forbindelse med compliance‑vurderingen.
Dette indebærer, at FCH kan kræve, at klubber, enkeltpersoner og medlemsforbund indtaster oplysninger og uploader dokumentation via FCH Client Portal.
Dokumentation
Alle relevante dokumenter skal uploades direkte i FCH Client Portal.
OBS. samtlige dokumenter på dansk, skal suppleres af en engelsk oversættelse. Der gælder ingen formkrav for selve oversættelsen, så man kan fint anvende digitale oversættelsesværktøjer eller AI.
Hvis I er en forening, skal I som udgangspunkt uploade følgende:
o Registreringsudskrift, stiftelsesattest eller tilsvarende dokumentation (maks. 3 måneder gammel).
o Erklæring på officielt brevpapir fra klubben, som bekræfter fravær af ejerstruktur, underskrevet af klubbens ledelse.
o DBU har efter dialog med FIFA fået tilpasset denne skabelon, så den passer med den danske foreningsstruktur, hvor der ikke er reelle ejere.
o Referat fra seneste generalforsamling, hvor den juridiske repræsentant (formanden) fremgår.
o Gældende vedtægter.
o Organisationsdiagram for ledelsen.
o Seneste godkendte årsregnskab.
o Bankreference eller kontoudtog.
o Gyldigt, certificeret pas eller ID for den juridiske repræsentant (formanden).
Hvis I er et selskab, skal I som udgangspunkt uploade følgende:
o Udskrift fra selskabsregister, stiftelsesattest eller tilsvarende dokumentation (maks. 3 måneder gammel).
o Udskrift fra CVR-register over reelle ejere (UBO), alternativt en liste over reelle ejere med ejerandel over 25 %.
o Organisationsdiagram for selskabsstruktur og ledelse.
o Seneste godkendte årsregnskab.
o Bankreference eller kontoudtog.
o Gyldigt, certificeret pas eller ID for den juridiske repræsentant.
o Øvrige relevante dokumenter efter klubbens konkrete vurdering.
FCH forbeholder sig ret til, efter eget skøn, at kræve supplerende dokumentation.
Særlige formkrav til dokumentation
Sprog
- Dokumenter, der ikke er udstedt på engelsk, skal ledsages af en oversættelse.
Certificering
- Kopi af pas eller ID for den juridiske repræsentant skal være certificeret som tro kopi.
- Certificeringen skal foretages af en uafhængig og betroet person (fx notar).
- Certificeringen skal indeholde erklæring, dato, underskrift samt identifikation af den certificerende person.
UBO‑oplysninger
Dokumentation om reelle ejere skal indeholde den/de pågældendes:
- fulde navn, fødselsdato og fødselssted
- Du finder skabelonen, som skal udfyldes her: FCH UBO Self Declaration Form Association (EN)
Risk assessment (compliancevurdering)
Når FCH har modtaget den krævede dokumentation, gennemfører FCH en compliance med henblik på at afgøre, om FCH lovligt og forsvarligt kan engagere sig med den pågældende part.
- Risikovurderingen skal sikre overholdelse af både finansielle og ikke‑finansielle regler.
- Under processen kan FCH kræve yderligere oplysninger eller dokumenter, hvis det er nødvendigt for at forstå transaktionens kontekst eller parterne heri.
- Betalinger kan ikke gennemføres, før vurderingen er afsluttet.
Resultatet af compliance‑vurderingen
Når alle oplysninger er indsamlet og vurderet, modtager den pågældende part meddelelse om, hvorvidt compliance‑vurderingen er:
Bestået
- Parten skal (hvis det er første gang på Client Portal) underskrive FCH’s Terms and Conditions.
- Herefter kan betalingsprocessen fortsætte.
Ikke bestået
- Manglende beståelse videresendes til FIFA‑administrationen.
- Sagen kan føre til sanktioner i henhold til FIFA Clearing House Regulations.
- Al videre kommunikation om sagen skal herefter ske direkte med FIFA.
I skal som klub være særligt opmærksom på følgende:
- Sørge for at gennemse og reagere på alle mails fra FIFA og FCH
- Indsende fornøden dokumentation til FCH,
- Overholde frister fastsat af FCH,
- Ajourføre kontaktoplysninger og brugere i KlubOffice, FIFA TMS, FCH Client Portal og FIFA Legal Portal (når/hvis klubben er registreret)
FAQ
· FIFA Clearing House er FIFA’s centrale betalingssystem, som er oprettet i november 2022 for at sikre korrekt og rettidig udbetaling af FIFA Training Rewards (træningskompensation og solidaritetsbidrag) i forbindelse med internationale spillertransfers.
· Systemet automatiserer processen og sikrer, at betalinger sker direkte til de kompensationsberettigede klubber via en licenseret betalingsinstitution i Frankrig.
· Alle internationale og nationale transfers (med international dimension) skal notificeres og registreres i FIFA’s Transfer Matching System (TMS).
· Hvis en konkret transfer kan aktivere udbetaling af enten træningskompensation eller solidaritet, vil FIFA opdage det og generere et elektronisk spillerpas (EPP), som udfyldes af de nationale forbud (f.eks. DBU).
· FIFA går herefter ind og verificerer disse oplysninger og træffer afgørelse om klubbernes eventuelle berettigelse til kompensation. DBU Fodboldjura sender afgørelsen til de berørte klubber, der ikke selv har adgang til TMS (hvilket som udgangspunkt er alle klubber uden kontrakttilladelse).
· Hvis der udløses betaling af træningskompensation eller solidaritet (f.eks. ved 1. prof. kontrakt eller ved betaling af en overgangssum), udsender FIFA en oversigt over den kompensation, der udbetales fordelt på de betalingsberettigede klubber, hvorefter sagen sendes til FCH.
· Et EPP indeholder spillerens klubhistorik og bruges til at beregne og fordele kompensationer til tidligere klubber.
· Et EPP udfyldes af de nationale forbund (herunder DBU) på baggrund af registreringsoplysninger om spilleren i de nationale systemer (KlubOffice).
· Det er spillercertifikatet, der danner grundlag for registreringerne, som DBU indberetter til FIFA. Det er derfor vigtigt at være opmærksom på at få hentet spillercertifikatet, når en spiller skifter klub, så man ikke senere risikerer at gå glip af træningsmidler.
· Da der er tale om internationale udbetalinger af potentielt store pengebeløb, skal man, for at kunne modtage udbetalinger gennem FCH, gennemgå en onboarding proces, hvor man bl.a. skal bestå en compliance-vurdering.
· Proceduren foregår - lidt forsimplet - således:
1. Klubben modtager via mail en invitation til onboarding via FIFA’s sikre platform. (kun første gang, klubben er involveret i en sag).
2. Klubben uploader de nødvendige dokumenter.
3. FCH gennemfører en juridisk og finansiel vurdering.
4. Når klubben er godkendt, kan betalinger modtages via FCH.
· Klubber skal gennemgå en compliance-vurdering for at modtage betalinger via FCH. Dette kan inkludere indsendelse af en række dokumenter, som afhænger af om I er et selskab eller en forening. De dokumenter I typisk vil blive bedt om at indsende er (inkl. oversættelse til engelsk):
- Foreningens vedtægter
- Seneste årsrapport/-regnskab
- Registreringsbevis for klubben (f.eks. udskrift fra CVR-registeret og/el. registreringsbrev fra Skattestyrelsen)
- Identifikation af reelle ejere (UBO’er) eller en erklæring fra den tegningsberettigede på, at der ikke er nogle reelle ejere (i foreninger). Der findes en blanket som kan hentes her.
- Notarunderskrevet kørekort/pas for juridiske repræsentanter (typisk formand)
- Dokumentation for ejerstruktur (organisationsdiagram) eller en beskrivelse af hvorfor det ikke er relevant.
- Bankoplysninger (indeholdende IBAN, SWIFT/BIC) og bekræftelse fra banken på kontoens ejerskab (altså ikke tilstrækkeligt med et screenshot).
· For nærmere vejledning se her
· FIFA Clearing House sender alt information til den person, som står angivet som klubbens C&P Manager i FIFA TMS.
· C&P Manageren er pr. default klubbens formand, som angivet i KlubOffice, men DBU kan ændre kontaktoplysningerne på klubbens C&P Manager, hvis I efterspørger det.
· Det er supervigtigt, at jeres klub sørger for at få ajourført kontaktoplysningerne, når der sker ændringer, hvilket I gør ved at skrive til transfer@dbu.dk, som herefter kan ændre jeres C&P Manager i TMS.
· Det er desuden supervigtigt at oplyse FIFA Clearing House om det, når der sker ændringer af C&P Manager. Skifter I C&P Manager er det derfor supervigtigt at oplyse FIFA Clearing House om det ved at skrive til: info@fifaclearinghouse.org.
· Når en transfer udløser kompensation (typisk et godt stykke tid senere end selve transferen), sender FIFA en betalingsnotifikation til den betalende klub.
· Klubben har herefter 30 dage til at gennemføre betalingen.
· FIFA Clearing House fordeler beløbet forholdsmæssigt til de berettigede klubber.
· Manglende betaling kan medføre renter og sanktioner.
· Hvis man som klub misser en frist, vil man af FCH som udgangspunkt blive vurderet til ikke at have bestået compliance assessment. Dette vil medføre, at sagen bliver overført til FIFA Disciplinary Committee, som kan pålægge klubben sanktioner.
· Sanktionerne vil afhænge af, om man er betalende klub eller er træningsklub, som har krav på midler.
· Klubben vil stadig efterfølgende skulle bestå compliance assessment for at få udbetalt pengene.
· Fejler man for 2. gang compliance assessment som træningsklub, vil man fortabe retten til de penge, som man ellers ville have ret til for så vidt angår det eller de allocation statements, der er omfattet af compliance assessment.
· I tilfælde af, at en træningsklub for 2. gang ikke består et compliancetjek, vil træningsmidlerne tilfalde træningsklubbens medlemsforbund og være øremærket til arbejdet med fodboldudvikling.
· Spørgsmål om onboarding og betalinger i forhold til konkrete sager kan rettes til FIFA Clearing House på: info@fifaclearinghouse.org eller [FP1] via FIFA Clearing House Client Portal.
· Spørgsmål af mere generel karakter eller spørgsmål med hjælp til, hvor man skal søge hjælp til en konkret problemstilling, kan rettes til DBU Fodboldjura på transfer@dbu.dk
· Reglerne, som ligger til grund for FIFA Training Rewards og FIFA Clearing House, er FIFA Regulations on the Status and Transfer of Players og FIFA Clearing House Regulations.
· Aktuelle versioner af reglerne kan findes her: https://inside.fifa.com/legal/documents
