Vejledning til onboarding og compliance-assessment hos FIFA Clearing House
Det er en forudsætning for at få behandlet betalinger gennem FIFA Clearing House (FCH), at man består en compliance‑vurdering.
Formålet er at sikre, at FCH, som er en selvstændig bankenhed registreret i Frankrig, overholder gældende nationale og internationale finansielle og ikke‑finansielle regler om bl.a.
- internationale sanktioner, hvidvaskbekæmpelse, bestikkelse og korruption samt bekæmpelse af terrorfinansiering.
Compliance‑processen fungerer som en due diligence‑mekanisme, der skal sikre gennemsigtighed, integritet og lovlighed i betalinger relateret til transfers i fodbold.
Samarbejdspligt og informationsafgivelse
Klubber, medlemsforbund og tilknyttede parter har pligt til aktivt at samarbejde med FCH i forbindelse med compliance‑vurderingen.
Dette indebærer, at FCH kan kræve, at klubber, enkeltpersoner og medlemsforbund indtaster oplysninger og uploader dokumentation via FCH Client Portal.
Dokumentation
Alle relevante dokumenter skal uploades direkte i FCH Client Portal.
OBS. samtlige dokumenter på dansk, skal suppleres af en engelsk oversættelse. Der gælder ingen formkrav for selve oversættelsen, så man kan fint anvende digitale oversættelsesværktøjer eller AI.
Hvis I er en forening, skal I som udgangspunkt uploade følgende:
- Dokumentation for eksistens:
o Registreringsudskrift, stiftelsesattest eller tilsvarende dokumentation (maks. 3 måneder gammel).
- Ejerforhold:
o Erklæring på officielt brevpapir fra klubben, som bekræfter fravær af ejerstruktur, underskrevet af klubbens ledelse.
o DBU har efter dialog med FIFA fået tilpasset denne skabelon, så den passer med den danske foreningsstruktur, hvor der ikke er reelle ejere.
- Ledelses- og organisationsdokumenter:
o Referat fra seneste generalforsamling, hvor den juridiske repræsentant (formanden) fremgår.
o Gældende vedtægter.
o Organisationsdiagram for ledelsen.
- Finansielle og juridiske oplysninger:
o Seneste godkendte årsregnskab.
o Bankreference eller kontoudtog.
o Gyldigt, certificeret pas eller ID for den juridiske repræsentant (formanden).
Hvis I er et selskab, skal I som udgangspunkt uploade følgende:
- Dokumentation for selskabets eksistens:
o Udskrift fra selskabsregister, stiftelsesattest eller tilsvarende dokumentation (maks. 3 måneder gammel).
- Ejerforhold:
o Udskrift fra CVR-register over reelle ejere (UBO), alternativt en liste over reelle ejere med ejerandel over 25 %.
o Organisationsdiagram for selskabsstruktur og ledelse.
- Finansielle og juridiske oplysninger:
o Seneste godkendte årsregnskab.
o Bankreference eller kontoudtog.
o Gyldigt, certificeret pas eller ID for den juridiske repræsentant.
- Supplerende dokumentation:
o Øvrige relevante dokumenter efter klubbens konkrete vurdering.
FCH forbeholder sig ret til, efter eget skøn, at kræve supplerende dokumentation.
Særlige formkrav til dokumentation
Sprog
- Dokumenter, der ikke er udstedt på engelsk, skal ledsages af en oversættelse.
Certificering
- Kopi af pas eller ID for den juridiske repræsentant skal være certificeret som tro kopi.
- Certificeringen skal foretages af en uafhængig og betroet person (fx notar).
- Certificeringen skal indeholde erklæring, dato, underskrift samt identifikation af den certificerende person.
UBO‑oplysninger
Dokumentation om reelle ejere skal indeholde den/de pågældendes:
- fulde navn, fødselsdato og fødselssted
Risk assessment (compliancevurdering)
Når FCH har modtaget den krævede dokumentation, gennemfører FCH en compliance med henblik på at afgøre, om FCH lovligt og forsvarligt kan engagere sig med den pågældende part.
- Risikovurderingen skal sikre overholdelse af både finansielle og ikke‑finansielle regler.
- Under processen kan FCH kræve yderligere oplysninger eller dokumenter, hvis det er nødvendigt for at forstå transaktionens kontekst eller parterne heri.
- Betalinger kan ikke gennemføres, før vurderingen er afsluttet.
Resultatet af compliance‑vurderingen
Når alle oplysninger er indsamlet og vurderet, modtager den pågældende part meddelelse om, hvorvidt compliance‑vurderingen er:
Bestået
- Parten skal (hvis det er første gang på Client Portal) underskrive FCH’s Terms and Conditions.
- Herefter kan betalingsprocessen fortsætte.
Ikke bestået
- Manglende beståelse videresendes til FIFA‑administrationen.
- Sagen kan føre til sanktioner i henhold til FIFA Clearing House Regulations.
- Al videre kommunikation om sagen skal herefter ske direkte med FIFA.
I skal som klub være særligt opmærksom på følgende:
- Sørge for at gennemse og reagere på alle mails fra FIFA og FCH
- Indsende fornøden dokumentation til FCH,
- Overholde frister fastsat af FCH,
- Ajourføre kontaktoplysninger og brugere i KlubOffice, FIFA TMS, FCH Client Portal og FIFA Legal Portal (når/hvis klubben er registreret)
