FIFA Clearing House – EPP-proces og betaling
FIFA Clearing House er et betalingssystem oprettet af FIFA, som har til formål at centralisere, automatisere og sikre korrekte betalinger mellem klubber i forbindelse med udløsning af FIFA Training Rewards (træningskompensation og solidaritetsmidler) i internationale spillertransaktioner.
Alle sager om træningskompensation og solidaritetsmidler (FIFA Training Rewards) med international dimension behandles gennem FIFA Clearing House-systemet, herunder:
- Internationale professionelle transfers registreret i FIFA TMS
- Nationale professionelle transfers, hvor spilleren tidligere har været registreret i udenlandsk(e) klub(ber) i alderen 12–23 år
- Statusændringer fra amatør til professionel, hvor spilleren tidligere har haft udenlandske klubregistreringer i alderen 12–23 år.
Før der kan ske udbetaling via FIFA Clearing House gennemgår en sag - lidt forenklet – to overordnede processer, som administreres af hhv. FIFA og betalingsenheden, FIFA Clearing House SAS:
1. Electronic Player Passport (EPP) - fastlæggelse af spillernes registreringshistorik via FIFA:
Denne del foregår i FIFA’s Transfer Matching System og har til formål at kortlægge og verificere registreringshistorikken for den relevante spiller.
Oplysninger om en spillers registreringshistorik fra DBU’s systemer bliver automatisk overført til FIFA TMS gennem en systemintegration. DBU’s administration efterser disse oplysninger og retter, hvis DBU bliver opmærksomme på fejl i oplysningerne.
Klubber, som har adgang til FIFA TMS, har selv ansvar for at efterse, at oplysningerne angivet i EPP’et er korrekte, og oplyse DBU om eventuelle fejl heri.
Når EPP’et er endeligt godkendt, foretages beregning af det præcise beløb, som de berettigede klubber har krav på – enten i form af træningskompensation eller solidaritet.
2. Onboarding og compliance – verificering af klubben forud for udbetaling via FIFA Clearing House SAS:
Denne del foregår i FIFA Clearing House Client Portal og kræver indsamling og fremskaffelse af oplysninger og dokumentation om klubben som juridisk enhed i overensstemmelse med finansielle regler for internationale pengetransaktioner.
DBU’s administration har ikke indblik i den enkelte danske klubs onboarding eller complianceproces, idet denne foregår mellem FIFA Clearing House og klubben. DBU har lavet en vejledning, som har til formål at vejlede de danske klubber om den dokumentation, FIFA Clearing House-betalingsenheden typisk efterspørger.
1. Electronic Player Passport (EPP)
Når en transfer eller kontraktregistrering indberettes til FIFA, indhenter FIFA automatisk spillerens registreringshistorik fra tidligere forbund via TMS, og der genereres et EPP.
EPP-processen gennemløber følgende faser:
1. Pending (10 + dage)
Sagen oprettes automatisk, og deltagende klubber og forbund kan kontrollere data og forberede dokumentation.
2. Review (15 dage)
Sagen åbnes for manuel redigering, og nødvendige oplysninger og dokumenter kan uploades af forbund og involverede klubber.
3. Validation (ikke defineret tidsperiode)
Sagen lukkes for redigering og sendes til FIFA til gennemgang og verifikation.
4. Completion (efter behov - ofte kort frist)
Sagen åbnes igen med opdaterede registreringer. Klubber skal her uploade eventuelle erklæringer om fraskrivelse af træningskompensation samt dokumentation for kontrakttilbud, hvor relevant.
5. Final Validation (efter behov - ikke defineret tidsperiode)
FIFA verificerer ændringer og indsendt dokumentation og kan evt. anmode om yderligere oplysninger.
6. Approved
FIFA udsteder en EPP‑afgørelse, som fastslår, hvilke klubber der er berettiget til træningskompensation og/eller solidaritetsbidrag, og evt. et Allocation Statement, der angiver de beløb, der skal ind- og udbetales.
Når Allocation Statement er udstedt, påbegyndes onboarding- og complianceprocessen hos FIFA Clearing House med henblik på betaling.
Det er ikke altid, at en EPP-afgørelse bliver fulgt op af et allocation statement. Et allocation statement bliver kun udstedt, når der er sket betaling. Er der tale om en transfer, hvor ”transfersummen” udgøres af f.eks. betingede transfergebyrer og/eller videresalgsklausuler, vil der ikke nødvendigvis nogensinde ske betaling, medmindre de pågældende betingelser og/eller klausuler bliver opfyldt.
2. Onboarding og compliance
For at kunne modtage eller betale midler via FIFA Clearing House, skal klubber gennemføre en onboarding og compliance‑proces, hvor klubbens juridiske og økonomiske oplysninger verificeres.
Processen omkring onboarding igangsættes, når klubben første gang er involveret i en sag med betalingsforpligtelse eller betalingsret.
1. Registrering i FIFA Clearing House‑portalen (kun første gang en klub er involveret i en betaling)
Klubben modtager en e‑mailinvitation til FIFA Clearing House Client Portal og registreringen skal herefter gennemføres inden 15 dage.
2. Indsamling af data og dokumentation
Når klubben er blevet registreret, vil klubben blive bedt om at uploade dokumentation direkte i portalen senest 30 dage efter registrering.
Du kan finde mere information om de krav, FIFA Clearing House stiller til dokumentationen i vores vejledning til onboarding-processen.
3. Compliance‑vurdering
FIFA gennemgår den indsendte dokumentation. Når alle krav er opfyldt, bliver klubben formelt onboarded i FIFA Clearing House.
4. Terms and Conditions-underskrivning
Når onboarding er godkendt, skal klubbens juridiske repræsentanter underskrive FIFA Clearing Houses Terms and Conditions. Dette skal ske inden 14 dage.
Betaling
Når den betalende og den berettigede klub er onboarded, starter betalingsprocessen for det enkelte EPP.
- Betalende klubber modtager en betalingsanmodning i portalen og skal gennemføre betalingen inden 30 dage.
- Berettigede klubber kan følge forventet betalingstidspunkt under “Payments to Receive” i portalen.
Alle betalinger kan følges i FIFA Clearing House‑portalen.
Det er alene nødvendigt at blive onboardet til portalen én gang, mens compliance-processen løbende vil blive efterspurgt af FIFA Clearing Houses betalingsenhed for at sikre, at den enkelte klub fortsat kan verificeres, så betalingsenheden kan ekspedere ind- og udbetalinger i overensstemmelse med lovgivningen.
Hvad skal I som professionel klub (m. TMS-adgang) være obs på i EPP-processen:
- Holde øje med registreringer i EPP, herunder at det er den relevante enhed (hhv. moderklub og/eller selskab/overbygning) der er registreret i EPP’et.
- Uploade waivers, hvis I har aftalt med en spillers tidligere klub, at de fraskriver sig kompensation.
- Uploade kontrakttilbud (eller anden dokumentation), hvis I vil gøre krav på træningskompensation, når skiftet sker inden for EU/EØS.
- Rettidigt gennemfører betalinger og upload af kvitteringer for transferbeløb.
- Være opmærksom på mails fra FIFA og FIFA Clearing House.
Hvad skal I som breddeklub (u. TMS-adgang) være obs på i relation til EPP-processen:
- Ajourføre data omkring spilleres registrering i KlubOffice, så DBU kan give korrekte oplysninger videre til FIFA og de reelle træningsklubber modtager træningsmidler.
- Være opmærksom på de mails i modtager fra DBU vedr. EPP’er.
- Være opmærksom på mails fra FIFA og FIFA Clearing House.
- Ajourføre kontaktoplysninger og brugere i KlubOffice, FIFA TMS, FCH Client Portal og FIFA Legal Portal (når/hvis klubben er registreret)
FAQ - FIFA Clearing House
Hvad er FIFA Clearing House (FCH)?
· FIFA Clearing House er FIFA’s centrale betalingssystem, som er oprettet i november 2022 for at sikre korrekt og rettidig udbetaling af FIFA Training Rewards (træningskompensation og solidaritetsbidrag) i forbindelse med internationale spillertransfers.
· Systemet automatiserer processen og sikrer, at betalinger sker direkte til de kompensationsberettigede klubber via en licenseret betalingsinstitution i Frankrig.
· Alle internationale og nationale transfers (med international dimension) skal notificeres og registreres i FIFA’s Transfer Matching System (TMS).
· Hvis en konkret transfer kan aktivere udbetaling af enten træningskompensation eller solidaritet, vil FIFA opdage det og generere et elektronisk spillerpas (EPP), som udfyldes af de nationale forbud (f.eks. DBU).
· FIFA går herefter ind og verificerer disse oplysninger og træffer afgørelse om klubbernes eventuelle berettigelse til kompensation. DBU Fodboldjura sender afgørelsen til de berørte klubber, der ikke selv har adgang til TMS (hvilket som udgangspunkt er alle klubber uden kontrakttilladelse).
· Hvis der udløses betaling af træningskompensation eller solidaritet (f.eks. ved 1. prof. kontrakt eller ved betaling af en overgangssum), udsender FIFA en oversigt over den kompensation, der udbetales fordelt på de betalingsberettigede klubber, hvorefter sagen sendes til FCH.
· Et EPP indeholder spillerens klubhistorik og bruges til at beregne og fordele kompensationer til tidligere klubber.
· Et EPP udfyldes af de nationale forbund (herunder DBU) på baggrund af registreringsoplysninger om spilleren i de nationale systemer (KlubOffice).
· Det er spillercertifikatet, der danner grundlag for registreringerne, som DBU indberetter til FIFA. Det er derfor vigtigt at være opmærksom på at få hentet spillercertifikatet, når en spiller skifter klub, så man ikke senere risikerer at gå glip af træningsmidler.
· Da der er tale om internationale udbetalinger af potentielt store pengebeløb, skal man, for at kunne modtage udbetalinger gennem FCH, gennemgå en onboarding proces, hvor man bl.a. skal bestå en compliance-vurdering.
· Proceduren foregår - lidt forsimplet - således:
1. Klubben modtager via mail en invitation til onboarding via FIFA’s sikre platform. (kun første gang, klubben er involveret i en sag).
2. Klubben uploader de nødvendige dokumenter.
3. FCH gennemfører en juridisk og finansiel vurdering.
4. Når klubben er godkendt, kan betalinger modtages via FCH.
· Klubber skal gennemgå en compliance-vurdering for at modtage betalinger via FCH. Dette kan inkludere indsendelse af en række dokumenter, som afhænger af om I er et selskab eller en forening. De dokumenter I typisk vil blive bedt om at indsende er (inkl. oversættelse til engelsk):
- Foreningens vedtægter
- Seneste årsrapport/-regnskab
- Registreringsbevis for klubben (f.eks. udskrift fra CVR-registeret og/el. registreringsbrev fra Skattestyrelsen)
- Identifikation af reelle ejere (UBO’er) eller en erklæring fra den tegningsberettigede på, at der ikke er nogle reelle ejere (i foreninger). Der findes en blanket som kan hentes her.
- Notarunderskrevet kørekort/pas for juridiske repræsentanter (typisk formand)
- Dokumentation for ejerstruktur (organisationsdiagram) eller en beskrivelse af hvorfor det ikke er relevant.
- Bankoplysninger (indeholdende IBAN, SWIFT/BIC) og bekræftelse fra banken på kontoens ejerskab (altså ikke tilstrækkeligt med et screenshot).
· For nærmere vejledning se her
· FIFA Clearing House sender alt information til den person, som står angivet som klubbens C&P Manager i FIFA TMS.
· C&P Manageren er pr. default klubbens formand, som angivet i KlubOffice, men DBU kan ændre kontaktoplysningerne på klubbens C&P Manager, hvis I efterspørger det.
· Det er supervigtigt, at jeres klub sørger for at få ajourført kontaktoplysningerne, når der sker ændringer, hvilket I gør ved at skrive til transfer@dbu.dk, som herefter kan ændre jeres C&P Manager i TMS.
· Når en transfer udløser kompensation (typisk et godt stykke tid senere end selve transferen), sender FIFA en betalingsnotifikation til den betalende klub.
· Klubben har herefter 30 dage til at gennemføre betalingen.
· FIFA Clearing House fordeler beløbet forholdsmæssigt til de berettigede klubber.
· Manglende betaling kan medføre renter og sanktioner.
· Hvis man som klub misser en frist, vil man af FCH som udgangspunkt blive vurderet til ikke at have bestået compliance assessment. Dette vil medføre, at sagen bliver overført til FIFA Disciplinary Committee, som kan pålægge klubben sanktioner.
· Sanktionerne vil afhænge af, om man er betalende klub eller er træningsklub, som har krav på midler.
· Klubben vil stadig efterfølgende skulle bestå compliance assessment for at få udbetalt pengene.
· Fejler man for 2. gang compliance assessment som træningsklub, vil man fortabe retten til de penge, som man ellers ville have ret til for så vidt angår det eller de allocation statements, der er omfattet af compliance assessment.
· I tilfælde af, at en træningsklub for 2. gang ikke består et compliancetjek, vil træningsmidlerne tilfalde træningsklubbens medlemsforbund og være øremærket til arbejdet med fodboldudvikling.
· Spørgsmål om onboarding og betalinger i forhold til konkrete sager kan rettes til FIFA Clearing House på: info@fifaclearinghouse.org eller [FP1] via FIFA Clearing House Client Portal.
· Spørgsmål af mere generel karakter eller spørgsmål med hjælp til, hvor man skal søge hjælp til en konkret problemstilling, kan rettes til DBU Fodboldjura på transfer@dbu.dk
· Reglerne, som ligger til grund for FIFA Training Rewards og FIFA Clearing House, er FIFA Regulations on the Status and Transfer of Players og FIFA Clearing House Regulations.
· Aktuelle versioner af reglerne kan findes her: https://inside.fifa.com/legal/documents
