Ny it og opgavekortlægning har styrket Kerteminde BK
Opgaverne var ved at vokse bestyrelsen i den nordfynske klub over hovedet. Men i samarbejde med en DBU klubrådgiver er klubdriften nu lettet med ny organisering og it-værktøjer.
Opgavekortlægning og nye it-systemer har ifølge Jan Aarenstrup lettet de frivilliges arbejde i Kerteminde BK betragteligt. Foto: Privat
For mange opgaver på for få hænder. Besvær med at tiltrække nye frivillige til udefinerede opgaver. En hjemmeside der sjældent blev opdateret. Bøvl og besvær med kontingentopkrævning.
Sådan så listen med problemer ud for et år siden i Kerteminde BK. Derfor besluttede klubbens bestyrelse, at det var på høje tid at lægge kursen om, og de tog kontakt til klubrådgiver i DBU Fyn, Niels Nielsen.
- Niels kunne med det samme se, at opgaverne hang på for få personer. Han sagde, at vi var nødt til at fordele opgaverne, for ellers ville de få mennesker brænde ud, fortæller Kerteminde BK’s formand, Jan Aarenstrup.
Klart definerede opgaver letter arbejdet
Bestyrelsen og klubrådgiveren tog i første omgang fat på at beskrive alle opgaver og sætte dem i et årshjul.
- Man er nødt til at erkende, at bestyrelsen løber rundt efter en masse dagligdagsopgaver, som gør det tungt at følge med administrativt med kontingentrestancer, spillercertifikater og lignende. Og hvis man ikke skal kvæle folk, skal det være klart og præcist, hvad de siger ja til og kun det.
Håndgribelige og afgrænsede opgaver er ifølge Jan Aarenstrup også en fordel, når der skal tiltrækkes nye frivillige.
- Hvis man ikke er præcis i opgavebeskrivelsen og timeforbruget, bliver man ofte mødt af en lukket dør, lyder hans erfaring.
- Alt skal præciseres og beskrives, så man nemmere kan sætte nye mennesker ind i det. Ellers mister man viden, og ting går tabt, hvis folk stopper, opfordrer Kertemindeformanden.
It-værktøjer har lettet administrationen
I samarbejde med Niels Nielsen tog den fynske klub som følge af opgavekortlægningen fat på at optimere klubbens it. Også her kunne der spares en masse tid og besvær.
- Vi oplevede, at vores hjemmeside var håbløst forældet, og selv om vi havde ambitioner om at holde den up to date, indhentede dagligdagens opgaver os hele tiden, så vi ikke havde ressourcer til at udvikle og lave fornyelse. Nogle af tingene var så forældede og pinlige, at vi blev enige om, at det ikke gik at have en hjemmeside, der kørte på den måde, erkender Jan Aarenstrup.
- Kontingentudskrivning foregik ved at vi printede girokort, som nogle af vores ungdomsspillere cyklede rundt og smed i postkasser. Ofte skulle kassereren ud med rykkere til op imod en tredjedel af vores medlemmer, som var i restance, og det kunne vi ikke holde til, fortsætter han.
Således har Kerteminde BK fået ny hjemmeside i DBU’s Klub-CMS, som automatisk opdateres med eksempelvis kontaktoplysninger, når klubben registrerer en ny træner. Fra foråret 2018 har klubben desuden indført automatisk kontingentopkrævning for sine 425 medlemmer.
- Vi skyndte os at komme på automatisk kontingentkørsel og Klub-CMS for at få de synergier, der ligger i det. Det har lettet arbejdet enormt. Kassererens melding er, at det aldrig har set bedre ud og aldrig været lettere, siger den tilfredse formand.
Se også
Få flere informationer om DBU og lokalunionernes klubudviklingsforløb og kontakt din lokale klubrådgiver her
