9 spørgsmål og svar om automatiske kontingenter
Med det automatiske kontingentsystem i KlubOffice kan klubben gøre hverdag lettere og spare tid. Det vil højest sandsynligt også give flere penge i klubkassen. Vi giver svar på de mest stillede spørgmål.
____________________________________________________________
1. Hvorfor er det smart?
Penge trækkes automatisk på medlemmets betalingskort, når han/hun først er tilmeldt abonnementsordning (man kan lave det obligatorisk at gøre det). Det er altså medlemmet, der skal lave en aktiv handling for ikke at betale, når han/hun først er tilmeldt.
Det sparer en masse tid for jeres kasserer, at betalingerne automatisk opkræves. Desuden kan man bogføre alle betalingerne med få klik.
2. Hvordan bliver medlemmer tilmeldt abonnementsordningen?
Ved første kontingentkørsel modtager medlemmerne en mail med et betalingslink. Når de betaler tilmeldes de automatisk betaling (såfremt klubben har gjort det obligatorisk, hvilket anbefales).
Systemet kan også sættes op, så medlemmer kan indmelde sig og betale direkte via jeres hjemmeside. Ved betaling her tilmeldes de også den automatiske kontingentkørsel.
3. Koster det penge?
Ja, men I sparer en masse tid, og I får med stor sandsynlighed flere kontingentpenge i klubkassen.
Priserne er som følger:
Brug af selve KlubOffice-økonomimodulet til bogføring mm. (afhængigt af antal medlemmer):
| Prisgruppe | Antal medlemmer | Pris pr. år |
|---|---|---|
| 1 | 0-99 | 650 |
| 2 | 100-499 | 1.300 |
| 3 | 500-999 | 1.950 |
| 4 | 1000+ | 2.600 |
- Obligatorisk aftale med QuickPay (selve betalingsvinduet): 149,-/måned + 0,25 kr. pr. transaktion ved flere end 250 transaktioner pr. måned (de første 250 er gratis)
- Obligatorisk aftale med Clearhaus (betalinger med VISA-kort og Mastercard): 1,25 % i gebyrer på betalinger
- Valgfri aftale med NETS (betalinger med Dankort):
- Oprettelse: 250,-
- Årsabonnement: 1.000,-
- Gebyr pr. betaling: 1,39 pr. transaktion
- Valgfri aftale om MobilePay: 49,-/måned + 1 kr. i gebyr pr. betaling
Det er muligt at pålægge medlemmet et administrationsgebyr i forbindelse med betalingerne.
Samlet set kan økonomi meget sjældent være et godt argument for ikke at benytte systemet.4. Hvad hvis medlemmet får nyt kort?
Så registrerer systemet selv, at betalingen ikke kan gennemføres, og der sendes automatisk en mail til medlemmet med et betalingslink. Nar medlemmet betaler via linket, bliver han/hun igen en del af det automatiske kontingent med sit nye kort.
5. Hvordan sikrer vi os, at vi ikke sender kontingenter til personer, der ikke skal have det?
En lille uges tid før kontingenterne trækkes, modtager klubben en mail fra KlubOffice om det. Klubben kan således nå at tjekke sin medlemsdatabase igennem inden, der udsendes kontingenter.
Udmeldte medlemmer (udmeldt i KlubOffice) kommer ikke med i kontingentkørslen.
Man kan på det enkelte medlem indlægge rabatter, som systemet automatisk tager højde for. Det kan både være engangsrabatter og blivende rabatter. Man kan også markere medlemmer som kontingentfrie.
6. Hvad hvis vi kommer til at opkræve et medlem ved en fejl?
Så er det let at tilbageføre betalingen, så det bogføres korrekt i systemet
7. Kan vi dele betalingen i mindre bidder?
Ja, I kan dele betalingen op i så mange rater, som I ønsker.
8. Er det sikkert?
Ja, medlemmernes kortoplysninger modtager hverken klubben eller DBU. De behandles fortroligt og sikkert af QuickPay og NETS, der står bag betalingsløsningerne. Det er ligesom at betale i en hver anden netbutik.
9. Hvordan kommer vi godt i gang?
Da alle medlemmer modtager en mail med betalingslink ved første kontingentkørsel, er det vigtigt at sikre sig så mange korrekte mailadresser som muligt. Uddeleger evt. den opgave til trænerne på det enkelte hold. Selvom de efter første betaling skifter mail, trækkes fremtidig betalinger fortsat. Medlemmet vil blot ikke modtage en notifikationsmail om betalingen. Man kan skrive sig ud af, at det er medlemmets eget ansvar, at klubben har den korrekte mail.
Det er desuden en god ide, at sende en mail til medlemmerne forud for første betaling, så de er trygge ved det. Teksten fra denne side kan evt. kopieres og tilpasses til jeres klub.
Vi anbefaler KLART (!), at man får hjælp af en økonomisupporter, som kommer ud i klubben, og hjælper jer med at sætte det hele op. Så er I sikre på, at det spiller, og at I får det maksimale ud af systemet. Læs mere om det og bestil en økonomisupporter her.
Læs mere:
Nyhed: Smarte kontingenter: Kom godt i gang!
Priser mm.: Se KlubOffice-menuen Klubben > Klubinfo. Vælg fanen Online Betaling
